お礼状とは┃面接後の一押しで内定に⁈人事と転職エージェントが必殺技を伝授

記事更新日: 2021/03/08

ライター: すず

この記事を読んで分かること
  • お礼状は面接のお礼と入社意欲を伝えるもの
  • 面接の合否を左右することがある
  • お礼状を書くときのポイントと注意点
  • お礼状を出して内定辞退することはNG
  • 無理にお礼状を勧めるエージェントには要注意
ライタープロフィール
現役大手転職エージェント すず
大手転職エージェントにて数百人の転職をサポート。18歳のフリーターから年収1000万円以上のハイクラスまで担当。

採用コンサルタントとして、ベンチャー企業から大手企業まで数百社の採用の現場を見てきました。

「転職者の幸せなキャリアとは?」「経営課題である優秀な人材を確保するには?」転職者と企業がWinWinになる転職を叶えます。

まつぱち

みなさん、面接後に企業に提出する「お礼状」という必殺アイテムを知っていますか?

るてぃ

私は人事として採用活動を行っていましたが、候補者が送ってくるお礼状から伝わる入社意欲によって、面接を合格にしたことがあります。

本日のプレゼンター
転職市場を知り尽くしたプロ まつぱち
現役転職エージェント(最年少現場責任者)
  • 東証一部上場グループ人事部出身
  • 累計キャリア相談者数6,000名以上
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まつぱち先生として外部対談やTwitterでの匿名転職相談も好評
Twitter:@matsu_JobTier
本日のプレゼンター
業界の闇を晒す元人事 るてぃ
トップセールス→ベンチャー人事→独立
毎月の書類選考人数:100人以上
キャリア相談・面接の数:400以上
取引していた転職エージェント/転職サイト:120社以上

本当にためになる情報を伝えて、求職者も企業も幸せにならないミスマッチの就職を1つでもなくすことが目標です。
Twitter:@rutty_JobTier

まつぱち

企業が面接の合否を迷っている時に、最後の一押しができるのです。

 

私もエージェントとして、志望度の高い候補者様にはお礼状の作成をオススメしています。

るてぃ

お礼状をもらう側としても嬉しいのは間違いないです!

 

面接後にお礼状を受け取ってきた人事の立場から、お礼状のメリット・デメリットもお伝えします。

お礼状とは?~どんな効果があるのか~

面接のお礼と志望度の高さを伝えるもの

まつぱち

候補者様が企業に、面接後に面接のお礼と志望度の高さを伝えるためのものです。

「私のためにお時間を割いて、面接をしていただき、ありがとうございました。」

「面接を通じて貴社への志望度が高まりました。」

といったように、面接の後に企業に文章で伝えるものです。

るてぃ

お礼状があることによって、丁寧な印象と気持ちの強さが感じられます。

お礼状は、必ずしも書かなければならないものではありません。

そもそも、面接の中でお礼や志望意欲の高さは伝えているはずです。どうしても、最後の一押しが必要な状況の時に効果を発揮するものですので、お礼状を出したから100%内定になる、出さなかったから100%不採用になるということはありません。

また、書く内容や送るタイミングを間違えると逆効果になります。

エージェント経由で応募している時は、お礼状を出して効果がある企業なのか、他の選考の企業との志望度合いなどを相談してから、お礼状を出すようにしましょう。

 

面接の合否を決める最後の一押しになる

るてぃ

実際に、面接の合否の決め手になることもあります!

面接の後、合格にするか、お見送りにするか悩んでいる場合に、お礼状が最後の一押しになります。

面接に対するお礼が言える方に対して悪い印象は抱きませんし、入社の意欲が高いと分かれば採用してみようか…!という気になる可能性もあります。

また、他のライバルの候補者がいてどちらかに内定を出そうか悩んでいる場合も効果的です。

企業としても、入社意欲の高い人を迎え入れたいからです。

「御社が第一志望です!!」という候補者と「他の企業も受けてて、どこの企業に入社しようか迷います…」という候補者がいれば、前者の方を採用したくなるはず。

るてぃ

正直、内定を出した後に辞退されてしまうと採用活動も振り出しになってしまいます…。

 

そのため、内定を出した後に、入社してくれる可能性の高い方に内定を出したい…と思いますね。

もちろん、面接の合否を決めるのは面接の中での評価やこれまでの経歴・スキルです。

しかし、お礼状によって伝わる熱意や入社意欲が、最後の一押しになる可能性もあるといえるでしょう。

 

メールで出すのが一般的

まつぱち

現在のお礼状では、メールで出すことが一般的です。

 

お礼の気持ちとなると手紙の方が丁寧な印象もありますが、すぐに出すことが重要です。

るてぃ

手紙だと複数の面接官に共有するのが、面倒なので読まない企業もいるかもしれないですね…。

お礼状は、面接後にすぐ出すものです。時間が経てばたつほどに逆効果なので、当日にすぐ出すようにしましょう。

数日後に出すと「面接の結果が来なくてお見送りかもしれないから、お礼状で一押ししておくか」というような、後付けの印象を与えてしまいます。

また、手紙だと届くまでに時間がかかります。大企業だと、事務や管理部門などを通って、届けたい面接官や人事の手元に届くのに数日かかることもあるでしょう。

面接官が複数いた場合は、読みまわすのが手間で読んでくれないこともあるかもしれません。

メールだとすぐに届けることができ、面接の結果が出る前に面接官に読んでもらうことができる可能性もあがるでしょう。

 

お礼状を書くときのポイント

まつぱち

では、お礼状を書くときのポイントを説明します!

お礼状を書くときのポイント

  • 面接のお礼・入社意欲を書く
  • 出来るだけ面接の当日に出す
  • 宛先は採用担当者宛てにする
  • 誤字・脱字・文章の基本的なルールに注意

 

面接のお礼・入社意欲を書く

まつぱち

面接官も貴重な時間を割いて面接を行っています。

 

ますば、お時間をいただき、選考していただいたことに対して感謝の気持ちを書きます。

面接の中での話を持ち出して、自分が感じたことを書くのも良いでしょう。

お礼状を読んだ面接官も面接の内容を思い出し、あなたの印象を強めることができます。

るてぃ

面接を通して高まった、入社意欲を伝えてください。

面接の後だからこそ書くことができる志望度の高さを書くことをおすすめします。

「面接の中で〇○という話をお伺いし、改めて貴社への入社意欲が高まりました。」

そうすれば、あなたの活躍イメージにも繋がるでしょう。

また、企業も「面接であの話をしてよかったな」「弊社のこの部分が候補者様には響くのか」という発見にも繋がります。

まつぱち

入社後に実現したいことを整理して伝えるのも効果的です。

お礼状は入社意欲を伝えるものなので、入社して何を叶えたいのかを書きましょう。

より具体的な業務や目標を書くことで、あなたの入社後のイメージを抱かせることができます。

るてぃ

ただし、自己PRをするのはNGですよ!!

面接の中でできる自己PRや志望理由などは記載してはいけません。

あくまでも、「面接の後でなければ伝えられないもの」「面接の後だからこと言いたいこと」を意識してください。

 

出来るだけ面接の当日に出す

るてぃ

面接の印象が残っているうちに出すことが効果的ですので、面接の当日に出すことをオススメします。

数日経ってからお礼状をだすと、逆に本当に志望度が高いのか…?と疑われるかもしれません。

面接が終わってすぐに、お礼と志望度の高さを伝えるようにしましょう。

そのため、手紙よりメールの方が効果的だといえるでしょう。

事前にある程度の下書きをしておいて、面接の後に感想を加えたら、面接当日にすぐ出せるようにしておくとよいでしょう。

 

宛先は採用担当者宛てにする

まつぱち

エージェント経由で選考している場合は、エージェント経由で人事採用担当者宛てにメールを送ってもらいます。

ご自身で直接応募している場合は、採用担当者宛てにメールでお礼を伝えるようにしましょう。

面接官が複数いた場合、誰に出せばよいか迷ってしまいますよね。

面接の場を調整してくれたこと、これまでの選考のサポートをしてくれたことも含め、採用担当者宛てに送ることが一般的です。

 

誤字・脱字・文章の基本的なルールに注意

るてぃ

誤字・脱字は論外。

 

文章のルールも守れてない方は、逆に印象が下がるので要注意です。

面接のお礼や志望意欲を伝えるものなのに、その他の部分でマイナス評価になってしまっては意味がありません。

誤字・脱字・文章の基本的なルールは大丈夫ですか?

スピードを持って早く出すことは大事ですが、物事を丁寧にこなすこと、正しい文章で誠実な印象を与えることを忘れてはいけません。

基本的なことではありますが、何度も読み直すこと、Wチェックを怠らないようにしましょう。

 

お礼状を書くときの注意点

自分のPRはしない

るてぃ

お礼状の意味を勘違いして、自己PRをしてしまう方がいるんですが、かえって逆効果です…。

自己PRは面接の中でするものです。

お礼状は面接で伝え忘れたことを伝えるものではありません。

「なんのための面接だったの?」「それだったら面接の中で言ってよ」と思われるような内容はNGです。

あくまでも、面接のお礼と入社意欲を伝えるものなので、面接の後だからこそ伝えるべき内容を書きましょう。

 

面接の前に書いておく

まつぱち

最終面接の前にある程度、下書きをしておくことをオススメします。

エージェント経由で応募している方は、面接の前に書ける部分まで書いて、エージェントに添削をしてもらいましょう。

エージェントは数多くのお礼状を見てきているので、より効果的な内容にブラッシュアップしてくれます。

面接の後に、面接の感想を付け加えたらすぐに企業に出せるようにしておきましょう。

るてぃ

面接の数日後に出しても、効果はありません。

お礼状は面接後すぐに、遅くても翌日には出しましょう。

時間が経ってから出すと、本当に入社意欲があるのか疑問に思われます。

面接の結果もすぐに出てしまうことがあり、お礼状を出す前にお見送りになると後悔することになるでしょう。

 

企業によっては、数時間で面接の結果が出ることもあります。

もし、面接の結果が出るのが早い企業の場合は、お礼状の代わりに志望理由書をいう手紙を面接の中でも渡すことも効果的です。

 

内定後の辞退はできない

まつぱち

お礼状を出して内定をもらったら、基本的に辞退はできません。

お礼状は「貴社が第1志望です。入社させていただきたいです。」という気持ちを伝えるものです。

内定後は承諾することを前提に出しています。

エージェント経由でお礼状を出した場合に内定辞退をすると、エージェントと企業、エージェントとあなたの信頼関係が壊れます。

まつぱち

その後、エージェントからいいサービスを受けられなくなる可能性もあります。

 

お礼状を出すときは、責任を覚悟を持って出しましょう。

他選考も比較して決めたい場合や第一志望でない場合は、お礼状を出してはいけません。

 

お礼状を出しても内定を辞退できる場合

まつぱち

お礼状を出した後に、内定辞退できるケースもあります。

最低希望年収を満たしていない場合

まつぱち

面接時やお礼状を出したときに伝えた最低希望年収に達していない時は、内定を辞退できます。

いくら入社意欲が高くても、内定を受諾するにあたり重要なのが条件面です。

面接の時あるいはお礼状を出す時に最低希望年収を伝えておきます。

最低限のラインを上回れば受諾するという点を企業にも認識してもらいましょう。

るてぃ

確かに生活がかかっているので、希望条件の年収を出せなかったときは、辞退されても仕方がないと思います。

 

違うポジションで内定になった場合

まつぱち

内定になったものの聞いてたポジションと違う!こんな時も内定を辞退することができます。

応募したポジションと異なるポジションで内定になる場合があります。

あなたの適性を踏まえてや企業の都合によってのポジション変更なので、希望と異なれば辞退することができます。

るてぃ

企業としても希望を叶えたいのですが、全体最適を考えて違う職務をお願いする時があります。

 

その場合は、内定を辞退されても何も言えません。

ただし、職務内容が異なるからといって簡単に辞退しない方がよいです。

職務内容以外にも、あなたがその企業に感じている魅力がある場合、条件面談をお願いしましょう。

ゆくゆくの部署異動や違うポジションで内定となった理由をきいて判断することをおすすめします。

 

おまけ

お礼状を受け取った人事の気持ち

るてぃ

やはり、自分会社に入りたいと思ってくれるのは非常に嬉しいです!

 

特に、面接の中で出た話や具体的に魅力に感じてくれている点があるとなおさら。

るてぃ

でも、いかにもエージェントに勧められて書きました…というようなテンプレートはバレます。

とりあえず、内定を出してもらい条件を他の企業と比較したい。

そんな気持ちで書いたお礼状は、企業にも分かってしまうものです。

自分の気持ち、自分の言葉でお礼状を書くようにしましょう。

まつぱち

エージェントが添削もしなくて大丈夫なくらい、きちんと内容が詰まっている方はスムーズに内定になっていますね。

まつぱち

お礼状が効果を発揮しない企業もあるので、その場合は書くことをオススメしないことも…。

企業によっては、面接の内容のみで判断します。というスタンスの企業もあります。

出したからマイナス評価になることはないですが、お礼状の効果に期待してはいけません。

るてぃ

面接の不完全燃焼をカバーするような自己PRが書かれているものは逆効果なので、やめましょう。

 

お礼状をオススメするエージェントの気持ち

まつぱち

あなたがお礼状を書きたいと言えば、エージェントは喜んでサポートします。

候補者の転職成功がエージェントの一番の目的なので、意向が高いことは非常に嬉しいです。

お礼状を企業に出すとともに、エージェントからも改めて企業にプッシュしてくれます。

まつぱち

エージェントから無理やりお礼状を書くことを勧められた場合は注意してください。

エージェントは、企業に紹介した候補者が内定を受諾しないと企業から紹介手数料がもらえません。

そのため、まずはあなたに内定を出してもらう必要があります。

無理やりお礼状を書くことを進めるエージェントは、売り上げを上げることに一杯になっています。

まつぱち

内定も受諾するように迫ってきたり、回答期限を短く設定したりするので注意してください。

 

まとめ

この記事のまとめ
  • お礼状は面接のお礼と入社意欲を伝えるもの
  • 面接の合否を左右することがある
  • お礼状の書くときのポイントと注意点
  • お礼状を出して内定辞退することはNG
  • 無理にお礼状を勧めるエージェントには要注意

るてぃ

あなた自身の言葉でお礼を上手く活用しましょう!

まつぱち

エージェントに無理に迫られた時は注意してください。

 

あくまでも、第1志望の時に書くようにしましょう!

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